Автоматизация торговых и складских операций

Автоматизация торговых и складских операций

19

Министерство образования Российской Федерации

Санкт-Петербургский государственный университет

экономики и финансов

(Новгородский филиал)

Курсовая работа на тему: Автоматизация торговых и складских операций.

Выполнил: студент 2-го курса

гр. Д 01.1

Вишневский М. А.

Проверил: Чернов М. А.

Великий Новгород

2003 год.

Введение 3

1. Анализ предметной области 4

1.1. Описание предметной области 4

1.2. Ограничения предметной области 4

2. Постановка задачи 5

2.1. Организационно-экономическая сущность комплекса задач 5

2.2. Описание выходной информации 5

2.3. Описание входной информации 5

3. Разработка информационного обеспечения 6

3.1. Анализ информации и выделение информационных объектов 6

3.2. Определение связей между информационными объектами 6

4. Разработка физической структуры базы данных 7

4.1. Создание таблиц 7

4.2. Создание формы 7

Заключение 8

Список литературы 9

Таблица 1 10

Таблица 2 14

Приложения 17

В настоящее время уровень технического развития персональных компьютеров позволяет использовать их как в быту, так и на производстве. Современное программное обеспечение по вводу, обработке, хранению и модификации данных позволяет сэкономить ощутимое количество труда и времени. Такие программные продукты как, к примеру, Microsoft Access позволяют легко оперировать с огромными массивами информации, выполнять точный и полный анализ данных и выводить общие или скрупулезные отчеты по итогам работы, проводить быстрый поиск необходимой информации и многое другое.

MS Access позволяет автоматизировать многие операции на предприятии и упростить систему документооборота за счет замены бумажных документов их электронными копиями. В частности, в среде Access с помощью различных инструментов можно разработать автоматизированную информационную систему, поддерживающую и упрощающую работу склада.

1.1. Описание предметной области.

В данной курсовой работе предметной областью автоматизации являются складские операции.

Прежде всего, склад имеет дело с движением материальных и информационных потоков. Первые представлены движением товара от поставщиков на склад или со склада к покупателям, а информационные потоки представлены документацией, необходимой для этих операций.

Склад принимает и складирует готовую продукцию, которая сопровождается цеховой накладной. Она состоит из двух частей: общей (в которую входят номер цеховой накладной, наименование цеха изготовителя и дата сдачи продукции на склад) и спецификации (в нее входят наименования и количество передаваемой продукции).

Продукция со складов направляется заказчикам в соответствии с заключенными договорами. Отправляется продукция на основании товарно-транспортной накладной. Товарно-транспортная накладная состоит из: общей части (номер накладной, номер договора, дата отгрузки) и спецификации (вид и количество отгружаемой продукции).

После получения продукции заказчик должен произвести оплату, которая оформляется платежным поручением, выписанным на основании товарно-транспортной накладной. Общая часть платежного поручения включает номера товарно-транспортной накладной и платежного поручения, и дату оплаты. Спецификация включает вид и количество оплачиваемой продукции.

Счет-фактура - это документ, выдаваемый поставщиком покупателю или предоставляемые поставщиком банку для подтверждения платежа покупателя, суммы платежа, товарности данной хозяйственной операции или принятия или отказа от него в счете-фактуре. Общая часть включает реквизиты поставщика и покупателя, а в спецификации указываются наименование товара, единицы измерения, цена и сумма.

1.2. Ограничения предметной области.

При создании проекта были выявлены следующие ограничения:

- на складе храниться несколько наименований продукции;

- количество продукции измеряется целым числом;

- Каждый договор заключается с одним заказчиком, но с одним заказчиком может быть заключено несколько договоров;

- номер договора неизменен и уникален;

- в одном договоре могут быть перечислены несколько наименований товара;

- одно и то же изделие может быть указано в договоре несколько раз, но с разными сроками отгрузки;

- товарно-транспортная накладная относится к одному договору и может содержать несколько наименований изделий;

- номер товарно-транспортной накладной уникален для предприятия;

- номер платежного поручения уникален для конкретного заказчика и соответствует конкретной товарно-транспортной накладной;

- одной товарно-транспортной накладной может соответствовать несколько платежных поручений.

2.1. Организационно-экономическая сущность комплекса задач.

Анализ организационно-экономической сущности задач надо выполнить внимательно и тщательно. Нельзя выпускать из виду ни одной задачи из всей совокупности, которые должны быть решены системой. Если хотя бы одна из задач будет упущена, то ценность всей разработанной системы упадет.

Как было сказано выше, счет-фактура используется для подтверждения факта платежа, не важно, с какой стороны (предприятия или клиента) этот платеж поступает. В зависимости от направления движения счет-фактура может быть выданной или полученной. Выданная счет-фактура двигается от предприятия к клиенту для подтверждения факта оплаты товаров в соответствии с заключенными договорами.

2.2. Описание выходной информации.

Выходная информация, согласно заданию, должна быть представлена в виде формы для просмотра и редактирования выданного счета-фактуры. Данный выходной документ должен быть сформирован средой MS Access.

2.3. Описание входной информации.

Для формирования описанного в предыдущем пункте документа потребуются информация, содержащаяся в следующих первичных документах:

- список групп товаров;

- список договоров;

- реестр накладных;

- справочник налогов и сборов.

Перечень входных документов, необходимых для решения задачи представлен в таблице 1.

3.1. Анализ информации и выделение информационных объектов.

Для выявления информационных объектов разрабатываемой базы данных необходимо сгруппировать входные информационные элементы в соответствии. Необходимо рассмотреть каждый реквизит на наличие взаимосвязей с другими реквизитами.

В результате проделанной операции получаем совокупность информационных объектов, каждый из которых характеризуется соответствующей ему совокупностью информационных элементов.

С целью снижения нерациональности при хранении информации и объема памяти необходимо устранять повторное хранение информации. К примеру, использование справочника организаций позволяет не вводить несколько раз информацию об организациях, что позволяет значительно сэкономить время и объем памяти.

Сводные сведения по информационным объектам представлены в таблице 2.

Перечень документов, используемых при безмашинном решении задач складом, был образован в результате длительной работы специалистов. Поэтому выделение соответствия полученных информационных объектов и перечисленных документов необходимо, так как является своего рода показателем правильности результатов.

В соответствии с задачами необходимо среди реквизитов, описывающих информационные объекты, выбрать те, которые однозначно определяют экземпляры сущности. Другими словами, необходимо выбрать ключевые реквизиты.

3.2. Определение связей между информационными объектами.

На данном этапе проектирования необходимо провести анализ связей между объектами, чтобы определить единую информационную модель создаваемой базы данных.

Так информационный объект "справочник организаций" будет связан с информационным объектом "список договоров" отношением один-ко-многим, информационный объект "налоги и сборы" связан со "списком групп товаров" отношением один-к-одному, информационный объект "список групп товаров" связан с "товарами на складе" отношением один-ко-многим, информационный объект "товары на складе" связан со "списком договоров" отношением один-ко-многим.

4.1. Создание таблиц.

Для реализации базы данных используем СУБД MS Access. При этом каждая реляционная таблица становится таблицей базы данных, каждый столбец реляционной таблицы становится полем таблицы базы данных, и каждая строка реляционной таблицы становится записью таблицы базы данных.

Также в процессе создания базы данных необходимо присвоить имена таблицам и их полям, определить параметры полей таблиц и заполнить таблицы исходными данными для осуществления контрольного примера.

Контрольный пример необходим для проверки работоспособности созданной базы данных.

4.2. Создание формы для просмотра, редактирования и вывода счета-фактуры на печать.

Перед тем как создавать такую форму необходимо создать запрос, на основе которого будет формироваться нижняя часть счета-фактуры. Данный запрос формируется на основе таблиц "список договоров" откуда берутся поля: наименование товара и количество; "список групп товаров" (поля страна происхождения, единицы измерения и цена), и "налоги и сборы" (ставка НДС). Данный запрос является запросом на выборку и содержит несколько вычисляемых полей (Сумма, В том числе акциз, Сумма НДС, в том числе с НДС).

Затем необходимо создать форму на основе таблицы "справочник организаций", чтобы сформировать верхнюю часть счета-фактуры.

После создания этой формы, в нее вставляется подчиненная форма на основе созданного запроса.

После этого в заголовок формы вводится надпись "Счет-фактура__ от "_" ______200_г."

Далее добавляются такие поля как покупатель, грузоотправитель, грузополучатель и так далее.

Необходимо помнить, что создаваемая счет-фактура является выданной. Это означает, что поле "покупатель" будет подставляться из таблицы "справочник организации" и, соответственно, поля "ИНН", "адрес" и "телефон", также подставляются из этой таблицы.

Для полей "поставщик", "адрес", "телефон", "ИНН поставщика" можно ввести фиксированное значение, так как в этом поле всегда будет проставляться одно и тоже значение. Поэтому целесообразно создать вместо поля простую надпись.

Последним шагом является создание кнопки вывода счета-фактуры на печать. Для этого с помощью панели элементов создается кнопка. В диалоговом окне выбирается категория "работа с формой" и действие "печать формы".

Потом можно произвести контрольную проверку на основе введенных в таблицы данных. Контрольная проверка позволяет проверить правильность созданной базы данных.

В результате проделанной работы спроектирована и реализована автоматизированная система, поддерживающая работу склада.

Эта система позволяет упростить ведение складских операций, учета товаров на складе, отгрузку и приемку продукции.

В результате проделанной работы было выяснено, что при некоторой доработке базы данных можно будет реализовать создание различных форм, таких как форма редактирования приходных и расходных накладных или отчетов, к примеру, о деятельности склада за конкретный период.

1. Экономическая информатика. Учебник (под ред. П. В. Конюховского и Д. Н. Колесова), - С-Пб; Питер, 2000 г.

2. В. М. Власова "Бухгалтерские документы. Как их заполнять", М; 1997 г.

3. Е. Б. Пашерстник, Н. В. Пашерстник "Документооборот в бухгалтерском учете", Герда; 2000 г.

4. Учебное предприятие, фирма 1С- М., 2001 г.

Таблица 1.

Таблица 2.

Схема данных.

Форма.