Организация выставки Bath and SPA 2009

Организация выставки Bath and SPA 2009

Балтийская академия туризма и предпринимательства

Курсовая работа

На тему:

"Организация выставки Bath and SPA 2009"

Факультет: массовых коммуникаций

Специальность: связи с общественностью

Дисциплина: "Выставочное дело"

Студентки: Утехиной З. А.

3 курс заочная форма обучения

Преподаватель: Аракелян Ф. А.

Санкт - Петербург

2008

Содержание

1. Введение

2. Организационно-документальное обеспечение выставочного проекта

3. Подготовительный этап

4. Анализ коммерческой состоятельности проекта

5. Проведение выставки

6. Заключительный этап

7. Заключение

8. Список литературы

ВВЕДЕНИЕ

Выставки эффективный способ для проведения маркетинговых исследований, каждая выставка - важная и, что ценно, емкая в плане материальных затрат часть маркетингового плана любой организации, которая принимает в ней участие в роли экспонента, посетителя или, тем более, организатора.

Ценность исследований на выставках состоит в том, что они, с одной стороны:

дают возможность получить богатый объем данных быстро дешевле, нежели в обычных условиях, позволяют достичь углубленного понимания рыночной ситуации, не ориентируясь на затратный и долговременны массовый сбор данных, поскольку многие выставки проводятся с определенной периодичностью и по конкретной тематике, они позволяют отслеживать динамику различных показателей, а число так трендов может достигать значительной величины.

На данный момент практически в любой сфере бизнеса проводятся выставки, круглые столы, конференции, можно даже сказать, что довольно сложно найти незанятую нишу и придумать что-то новое в выставочном деле.

В данной работе будет рассмотрена возможность проведения выставки «Бани и сауны» в Санкт-Петербурге.

2. Организационно-документальное обеспечение выставочного проекта

Каждый выставочный проект в ходе подготовки «обрастает» огромным количеством документации, которая стандартна по своей структуре для каждой выставки. Т. о., подготовка и реализация проекта может быть представлена в виде организационного плана. Организационный план - эффективный инструмент организации и контроля отдельных этапов подготовки выставки.

Временные рамки реализации плана подготовки и проведения выставки очень эластичны (от 2 мес, до 2 лет в зависимости от типа и масштаба выставки).

Организационный план выставочного проекта

Организационный план выставочного проекта «делит» время подготовки и проведения выставки на 3 этапа:

1. подготовительный этап

2. «запуск» выставки «финишная прямая» - проведение выставки

3. подведение итогов выставки

Каждому из этапов соответствуют свои организационные мероприятия и документы рекламного и информационного обеспечения.

Подготовительный этап

Организационные мероприятия

Разработка концепции выставочного проекта

- Документальное обеспечение

- Концепция выставочного проекта

При разработке концепции выставочного проекта необходимо проведение серьезных маркетинговых исследований, которые дадут ответ на следующие вопросы:

- готовность рынка/отрасли к проведению данного проекта

- наличие партнеров ( по рынку/отрасли) по организации выставки

- наличие аналогичных выставочных проектов

3. Подготовительный этап

Документальное обеспечение

Компания организатор выставки - зарегистрированное Общество с Ограниченной Ответственностью, с Уставом, глава ООО - Генеральный директор. Данное юридическое образование позволяет заниматься ярмарочно-выставочной деятельностью.

Необходимые документы - заявка на участие в выставке, договор с экспонентом на предоставление основных и дополнительных услуг, договор с компанией-застройщиком, договор с выставочным комплексом и т.д.

Концепция выставочного проекта

После консультаций со специалистами в данной области (представителями государственных, профессиональных, общественных объединений), удаленного исследования конкурентных выставок были сделаны следующие выводы.

На данный момент выставки подобной тематики в Санкт-Петербурге и северо-западном регионе не проводились и не проводятся. Существует 3 выставки в Санкт-Петербурге в тематику которых входят бани и сауны. Это наш дом и сад (проходит в конце марта), загородное домостроение (конец апреля), Сантехника (конец апреля). Поэтому считаем эту нишу в данном регионе не занятой. Ближайшие (территориально) выставки данной тематики проводятся в Москве - Баня (конец октября), Interbass (конец марта), Wellness & SPA. Бассейны и Сауны (конец апреля), SPA EXPO (начало декабря).

Таким образом, проведение выставки целесообразно и необходимо для развития рассматриваемой сферы бизнеса в северо-западном регионе.

Для первого раза проведения выставки имеет смысл арендовать не очень большую и, следовательно, дорогую площадку.

Исходя из этих всех факторов выбираем время проведения выставки - начало февраля, для того чтобы не пересекаться со схожими по тематике выставками. Место проведения - ЦВЗ Манеж, Санкт-Петербург, Исаакиевская площадь, 1. Это удобная небольшая площадка, стоимость аренды - около 10 000 - 15 000 евро в день, в зависимости от предоставляемых услуг со стороны выставочного комплекса.

План 1-го этажа, 1900 кв. м.

План 2-го этажа, 1600 кв. м. 

Особое внимание при разработке концепции следует уделить названию и классификатору выставки. Название должно быть точным, интернациональным, юридически чистым, Классификатор выставки должен точно определять ее тип. Лучше воспользоваться общепринятыми классификаторами. Выставка должна быть «прозрачной». В ее названии, номенклатуре, сроках, продолжительности не должно быть пересечений и искажений, дезориентирующих участников и посетителей. Название выставочного проекта - Bath аnd SPA House.

Тематика выставки

- Бани

- Сауны

- Банные печи: дровяные и электрические печи-каменки

- Гидромассажные, паровые и пародушевые кабины

- Сантехника

- банные аксессуары

- оборудование и комплектующие для строительства и оснащения бань и саун

- оборудование, комплектующие и аксессуары для саун

- установка и подключение саун и бань

- оборудование и принадлежности для фитнес-, wellness- и СПА-центров, СПА-гостиниц и клиник, в т.ч.

- мебель и аксессуары, установка и подключение СПА комплексов

- аксессуары для СПА и саун

План выставки

Дополнительные мероприятия

рекламное обеспечение

инфраструктурное обеспечение

Документ, разработанный по такому плану, является «сеткой» для составления сметы выставки и анализа коммерческой состоятельности проекта, презентации и «обкатки» проекта вне компании и его практической реализации подразделениями внутри.

Анализ коммерческой состоятельности проекта

Заключение договора на аренду выставочной площади. Договор заключается с ЦВЗ Манеж, на даты 20-23 февраля, пятница, суббота, воскресенье, понедельник. Три дня выставки - выходные, таким образом планируется привлечь большее количество посетителей. На эти даты установлена стоимость 10 000 евро за один день аренды ЦВЗ, без подсобных помещений. Только основные залы 1-го и 2-го этажа.

Таким образом, стоимость за 4 дня аренды составляет примерно 1 480 000 р.

Стендовая площадь выставки примерно 920 кв.м. из них, 340 стенды по периметру на 1-м этаже, и 192кв.м. - периметр на 2-м этаже. Островная и полуостровная площадь - 388 кв.м.

С учетом затрат на рекламные и накладные расходы (примерно 1 000 000 р.) средняя стоимость кв.м. выставки не должна быть меньше чем 2 700р., с учетом стоимости аналогичных выставок в Москве, можно установить среднюю стоимость кв.м. 4 000р. Таким образом предполагаемая прибыль составит порядка 1 196 000р.

Застройку стендов выставки имеет смысл доверить генеральному застройщику ЦВЗ Манеж, т.к. они работают на данной площадке не первый год и хорошо себя зарекомендовали на других выставках.

Состав организационного комитета: директор выставки, заместитель директора выставки, технический директор, менеджер по связям с общественность, бухгалтер, водители и курьеры.

Рекламная продукция и полиграфия: визитки, пригласительные билеты, каталог выставки, рекламные буклеты, сайт, фирменные бланки, бэйджи, заявки на ввоз/вывоз оборудования, участия в выставке, баннеры.

Заявочная документация представляет собой бланк заявки-договора на участие в выставке, который служит основанием для выставления счета-фактуры экспоненту. Содержит условия участия в выставке, размер и тип арендуемой площади, перечень дополнительного оборудования и услуг, предоставляемых организатором.

Целесообразно включать в пакет заявочной документации сразу все дополнительные заявки и приложения, а также технические требования к материалам:

- тематический рубрикатор

- классификатор продукции, представляемой экспонентом (для

- формирования систем поиска товаров )

- информация/реклама в каталог выставки, надпись на фризе стенда

- потребность в конференц-залах, сценической площадке, др.

- служебных и инфраструктурных помещениях и услугах

Для эффективного привлечения экспонентов и посетителей необходимо провести ряд мероприятий.

Определение клиентской базы, формирование библиотеки информационных источников по проекту, базы VIP. База данных по клиентам. Источники для формирования «фирменной» клиентской базы электронные и печатные базы данных по отраслям, «ведомственные» базы данных (министерства, союзы, объединения, торгпредства и т д.) Интернет и др. Путем «сканирования» периодической печати, изучения маркетинговых исследований по рынку, а также используя бизнес-справки консалтинговых агентств, можно создать отдельные базы данных, с которыми необходима «точечная работа». Особую трудность составляет проверка баз данных, их структуризация и приведение в функциональный, удобный для работы, вид. Управление базами должно производиться менеджером с соответствующим профильным образованием, тем более что успех работы с базами сегодня зависит и от конфигурации компьютерной сети, и от умения правильно пользоваться ресурсами системы Интернет, и от степени «обработки» данных базы (ее детализации), подготовки адресных массивов и т. д. Существуют отечественные разработки в области создания и поддержки специализированной справочно-адресной системы выставочных организаций.

Разработать рекламную компанию. Привлечь СМИ (теле, радио, печатные и Интернет) для информационной поддержки. Соответственно, подготовить пресс-релизы и рекламные макеты различных размеров и вариантов. Подготовить и сдать в печать в выбранную типографию рекламной продукции.

Разработка индивидуальных и спонсорских программ. Для крупных компаний, банков и СМИ организаторы выставок предлагают детализированный пакет участия в выставке (иначе «спонсорский пакет»), который включает максимальный набор рекламных инструментов Участи экспонента в выставке по индивидуальной программе способно принести значительные дополнительные финансовые поступления организаторам выставки, но требует большой организационной работы менеджеров компании. Индивидуальная (спонсорская) программа включает презентацию сильных/уникальных сторон выставки и ее проектов, а также детализацию рекламных инструментов, предоставляемых экспоненту (спонсору) организаторами выставки, рекламные возможности участия в выставке, участия в деловой программе возможности участия в рекламной кампании в СМИ возможности рекламных носителей выставки (полиграфия наружная и звуковая реклама, сувенирная продукция специальные проекты и презентационные программы). В нашем случае для спонсоров можно предложить - размещение баннеров на территории выставки, аккредитация промоутеров, размещение дополнительных стоек, размещение логотипа на рекламной продукции выставки, упоминание спонсора в анонсах выставки в СМИ, организация дополнительных мероприятий в рамках выставки.

Работа на профильных и смежных конкурентных выставках по продвижению выставки. Обязательно посещать выставки схожей тематики в крупных городах для привлечения экспонентов.

Проведение выставки

Непосредственно на выставке возникает очень много вопросов и моментов. Конечно максимально их необходимо продумать заранее, чтобы на самой выставке не отвлекаться по мелочам, а всецело сосредоточиться на работе с экспонентами.

Прямо перед выставкой (будем уже считать этот период в рамках проведения выставки) необходимо еще раз проверить экспозиционный план и сверить его с генеральным застройщиком, перед застройкой выставки, в нашем случае это необходимо сделать не позднее 16 февраля когда начинается застройка. Также проверить застройку отдельных стендов, при необходимости внести корректировки и связаться с экспонентами.

Проверка оплат экспонентов, составление списка должников, работа с ними на выставке.

Организация работы информационных стендов на выставке, обеспечение их информацией и рекламной и полиграфической продукцией. Оснащение стенда.

Проверка готовности рекламной и полиграфической продукции, при необходимости оперативный заказ недостающих материалов.

Оформление выставочного комплекса изнутри и снаружи, символикой мероприятия. Баннеры и стойки при входе, внутри.

Организация навигации по выставке - размещение указателей и надписей.

Разработка и реализация оформления выставочного пространства

Элементы худ оформления выставочного зала

Проведение пресс-конференции, посвященной открытию выставки, других РR акций, работа со СМИ.

Формирование папок экспонентов, пресс-наборов для распространения на выставке.

Инструктаж наемного персонала на выставке, распределение обязанностей: работников информационных стендов, координаторов, промоутеров, технического персонала и т.д.

Проведение анкетирования и опросов экспонентов и посетителей выставки. Профессиональное проведение статистических и социологических исследований важно для выставочного мероприятия по нескольким причинам: правильный сбор и обработка статистических данных имеют решающее значение для международного признания выставочного проекта, данные статистических исследований служат для организаторов выставки руководством к корректировке своих стратегий, данные исследований используются в отчетных и рекламных документах (Официальный отчет, пресс-релиз, информационные письма, рекламные буклеты и т.д.), маркетинговые обзоры по рынку коммерческая информация для экспонентов и возможность ее получения на выставке повышает привлекательность последней, динамика маркетинговой информации за ряд лет дает представление о новых тенденциях рынка, а, следовательно, новых потенциальных разделах выставки и ее деловой программы. Объектом исследований выступают посетители-специалисты, частные посетители, экспоненты Для каждой группы разрабатывается свой тип анкет. В международных организациях и союзах существуют жесткие требования к правилам и формам регистрации посетителей, поэтому при разработке анкет регистрационный блок (география респондентов сектор экономики, полномочия, функции и т. д.). Также в анкету можно включить вопросы касающиеся следующих оценок:

- цели участия в выставке,

- оценка выставки (экспозиции, деловой программы, организации и инфраструктуры), основные каналы информирования о выставке

- оправдание результатов и ориентация на участие в следующей выставке

Статистические исследования посетителей осуществляется путем заполнения анкет (регистрационных форм) в регистрационном центре (вручную либо с использованием компьютерных систем), а также выборочного опроса путем стандартизированного интервью Применяются различные способы поощрения посетителей к заполнению анкет приглашения, буклеты и билеты с отрывным купоном, выдача бэйджа на постоянное посещение выставки, выдача информационных материалов выставки (программа, путеводитель) либо сувенирной продукции. В нашем случае предусмотрены анкеты для посетителей, которые раздают промоутеры, анкеты снабжены номерами, которые участвуют в розыгрыше призов. Более краткие анкеты предусмотрены на пригласительных билетах, в виде отрывных купонов. Анкетирование экспонентов и потенциальных экспонентов происходит путем индивидуальных бесед.

программа мероприятия, информационные материалы выставки, сувенирная продукция

Накануне заезда дополнительная проверка застройки выставки.

На заезде экспонентов, координация завоза оборудования, выдача аккредитации и информационного пакета: каталог выставки, рекламный буклет, бэйджи, информация о предстоящих мероприятиях, информация о деловой программе, сувенирная продукция.

Проведение фуршета для экспонентов и VIP гостей выставки.

В течении всех дней выставки необходим строгий контроль за состоянием стендов и оборудованием и другими технические вопросами выставки.

Контроль за работой наемного персонала

Контроль над функционированием оборудования сцены, звуком и светом в выставочном павильоне.

Переговоры с экспонентами по предстоящим проектам, для более эффективного проведения последующих мероприятий.

Организация фото и видео съемки, т.к. все эти материалы пригодятся для формирования пост материалов выставки.

Демонтаж выставки, 20-го февраля после закрытия выставки для посетителей. Продолжение демонтажа на следующий день. Необходимо строго слелить за вывозом оборудования и оплатами экспонентов. К моменты выезда должников оставаться не должно.

Заключительный этап

Подведение итогов выставки: подготовка итоговых документов по договорам с администрацией павильона и генеральным застройщиком. Окончательная сверка и оплата.

Договор на следующий год с выставочным павильоном и застройщиком. Заключение договоров по договоренностям на выставке с экспонентами.

Подготовка Официального отчета дирекции: экспозиционная информация (фото материалы); общие количественные показатели, отраслевая и географическая структура участников и посетителей, др., отчет о мероприятиях деловой, презентационной программы, отчет о рекламно-информационном сопровождении проекта, результаты статистического и социологического исследована по выставочному проекту, приложения.

Данные отчета используются в кампании по продвижению следующей выставки (пресс-релизы, СМИ, рекламная полиграфическая продукция), являются итоговым отчетным документов для партнеров по организации выставки и органов, обеспечивающих ее поддержку. Подготовка разнообразных пост релизов для СМИ, рассылка и контроль за их публикацией.

Заключение

Современная выставка многоуровневый инструмент маркетинга, площадка, где экспонент может одновременно рекламировать, продавать свою продукцию и формировать образ своей фирмы. Вместе с тем это клуб профессионалов, своего рода индикатор состояния и перспектив развития отрасли. На организаторов ложиться непростая задача предусмотреть все нюансы проведения мероприятия, для комфортной работы экспонентов и партнеров. В данной работе учтены практически все моменты, так или иначе необходимые при проведении выставки данной тематики.

1. Гольман И.А. Рекламное планирование. Рекламные технологии. Организация рекламной деятельности - Москва. Издательство «Гелла-принт». 1996.

2. Картер Г. Эффективная реклама - Москва. «Прогресс». 1991.

3. Критсотакис Я.Г. Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникации - Москва. 1997.

4. Назаренко Л.Ф. Выставка как инструмент маркетинга - Москва. 1997.

5. Панкратов Ф.Г., Серегина Т.К., Шахурин В.Г. Рекламная деятельность - Москва. 1998.

6. Стровский Л.Е. Основы выставочно-ярмарочной деятельности. - Москва. 2005.